Agence Web Créative

Gestion électronique de document

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SOLUTIONS METIERS

GEDPLUS a pu conclure un contrat de partenariat avec l’éditeur français Open Bee™ disposant d’une expérience de 10 ans dans l’édition de logiciels de gestion de documents, flux de documents et processus métiers sur le marché français. 

Secteurs

AUTOMOBILE

Optimisez la gestion documentaire de votre établissement !

Mise à jour, classement et communication de la documentation technique et commerciale, application des procédures qualité en vigueur dans l’entreprise, qualité et véracité des informations échangées avec la clientèle, font partie des principaux challenges auxquels sont confrontés l’industrie automobile et en particulier les concessions. Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de simplifier la gestion de vos documents !

ASSOCIATIONS

Facilitez la gestion de vos dossiers adhérents !

Demandes d’adhésion, pièces justificatives, certificats médicaux… sont autant de documents au format papier qui vous font perdre du temps chaque année et qui remplissent vos salles d’archives. Avec Open Bee™ classez au format électronique et mettez à jour l’ensemble des pièces composants vos dossiers adhérents en quelques clics !

ASSURANCES

Accédez à l’ensemble de vos dossiers clients en 1 clic !

Contrats, avenants, pièces justificatives… sont autant de documents au format papier qui remplissent vos salles d’archives et vous font perdre du temps lors des recherches Avec Open Bee™ stockez l’ensemble de vos dossiers clients au format électronique et retrouvez instantanément toute information.

AVOCATS

Optimisez la gestion documentaire de votre cabinet !

En complément de votre système de gestion de cabinet et face aux nombreux documents échangés (Procès-Verbaux, expertises, pièces justificatives, déclarations fiscales, extraits KBIS…), il est important d’apporter à vos collaborateurs une solution pour optimiser la gestion des affaires ou des dossiers clients. Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de dématérialiser, d’archiver en un point unique et de partager l’ensemble de votre information tant en interne, qu’en externe.

IMMOBILIER

Optimisez la gestion documentaire de votre agence !

En tant que professionnels de l’immobilier, vous devez conserver de nombreux documents papier (Courriers, contrats, états des lieux, pièces justificatives…). Cette contrainte est source de réelles problématiques d’archivage, de partage de l’information et de sécurité. Découvrez comment la GED Open Bee™ peut apporter des réponses efficaces à l’ensemble de vos problématiques.

MAIRIES

Facilitez la gestion de vos courriers entrants et respecter les normes en vigueur !

Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents au format papier (courriers entrants, factures fournisseurs…). De plus, les normes actuelles imposent la dématérialisation de certains processus (ex : financiers via le protocole PES v2). Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de gagner du temps dans la gestion du courrier entrant et de respecter les nouveaux protocoles de dématérialisation.

SANTE

Optimisez la gestion documentaire de votre établissement !

Rapports, demandes d’admission, questionnaires médicaux… sont autant de documents au format papier que vos collaborateurs doivent gérer quotidiennement. De plus, vous faites face à des contraintes légales qui imposent la conservation des dossiers médicaux. Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent d’optimiser la gestion des dossiers patients !

TRANSPORTS

Optimisez la gestion de vos documents de transports !

Contrats, lettres de voitures, bons de livraison, fiches techniques des véhicules… sont autant de documents au format papier qui remplissent vos salles d’archives et vous font perdre du temps lors des recherches et mises à jour. Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent d’optimiser la gestion de vos documents de transports !

Services

ACHAT

Gardez une visibilité sur vos demandes d’engagements !

» Créez un circuit de validation électronique de vos demandes d’achats et contrôlez vos engagements en temps réel : en attente de traitement, validés ou refusés.

» Classez simplement et rapidement tous les documents échangés avec chaque fournisseur : devis, bons de commande, bons de livraison, factures, emails, etc.

» Rapprochez toute facture fournisseur à un bon de commande et accélérez ainsi le processus de bon à payer.

Commercial

Accédez à vos dossiers clients en tout lieu et tout moment !

» Centralisez l’ensemble des documents échangés avec vos clients, consultez-les et partagez-les depuis votre smartphone ou tablette : contrats, devis, courriers, factures, emails, etc.

» Bénéficiez d’un point unique de publication et d’accès à l’information commerciale de l’entreprise : brochures, catalogues, tarifs, etc.

» Recevez des notifications à chaque mise à jour ou modification de documents.

» Optimisez le traitement des demandes clients (réclamations, litiges) et améliorez leur satisfaction.

Comptabilité

Fluidifiez vos processus financiers !

» Éliminez la saisie manuelle des factures fournisseurs au sein de votre progiciel comptable.

» Réduisez le temps de traitement de vos factures via des circuits de validation pré-paramétrés par fournisseur.

» Centralisez vos documents financiers et partagez-les simplement avec l’ensemble de vos collaborateurs ou intervenants externes : experts-comptables, commissaires aux comptes, etc.

Marketing & Communication

Optimisez la diffusion de l’information produite par votre service

Une quantité importante de documents sont manipulés et diffusés quotidiennement par les équipes marketing et communication : catalogues, brochures, fiches produits, présentations, communiqués… Ce qui est particulièrement contraignant et chronophage. Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de faciliter la gestion des documents produits par votre service !

Ressources Humaines

Optimisez vos processus RH !

» Centralisez, au format électronique, les documents de l’ensemble de vos salariés : bulletins de paie, contrats, courriers, certificats, etc.

» Retrouvez tous vos documents en quelques secondes.

» Simplifiez le processus de validation des congés payés et notes de frai.

» Offrez aux salariés un point unique de publication et d’accès à l’information de l’entreprise sans aucune contrainte géographique : livret d’accueil, procédures, formulaires, etc.

» Recevez des notifications à chaque mise à jour ou modification de documents

Recherche & Développement

Optimisez la coordination et le suivi de vos projets !

Les problématiques des équipes de R&D sont de différentes natures. Tout d’abord, ils doivent donner accès à l’ensemble de l’information aux différentes cellules des projets. De plus, il est nécessaire que les collaborateurs géographiquement dispersés puissent intervenir et suivre instantanément l’avancement de ces projets. Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent d’optimiser la coordination et le suivi de vos projets de R&D !

Secrétariat

Réduisez le temps de traitement de vos courriers !

» Diffusez, au format électronique, les courriers entrants vers les services destinataires et/ou collaborateurs concernés, depuis l’écran tactile de votre solution multifonction

» Répondez rapidement à tous vos courriers grâce à des modèles et circuits de validation pré-paramétrés

» Retrouvez en quelques secondes tous vos courriers entrants et sortants

» Publiez, via un extranet sécurisé, l’ensemble de vos courriers dématérialisés à destination de vos tiers : clients, fournisseurs, partenaires, etc.

Technique

Améliorez votre productivité sur le terrain !

» Offrez à vos équipes techniques mobiles un accès à l’information depuis le terrain : manuels, guides de réparation, formulaires, PV de recette, etc.

» Grâce aux applications mobiles, capturez facilement les informations prises sur le terrain et simplifiez leur transmission au siège.

» Centralisez l’ensemble des documents échangés avec vos clients et partagez-les via un extranet sécurisé : devis, courriers, plans, emails, etc.

Produits

Open Bee™ Scan

Libérez-vous des contraintes liées au papier !

Suppression des classeurs et des archives encombrantes, recherche facilitée, gain de productivité… La solution Open Bee™ Scan vous permet de dématérialiser et de classer l’ensemble de vos documents papier, au format électronique.

Open Bee™ e-FACT PRO

La solution idéale pour la gestion de vos factures fournisseurs !

Suppression de la saisie comptable, diminution des délais de validation, meilleure organisation… La solution Open Bee™ e-FACT PRO vous permet d’accroître la productivité de votre activité comptable tout en diminuant les délais et coûts associés au traitement des factures fournisseurs papier.

Open Bee™ Doc Office Manager

Archivez facilement vos documents Microsoft Office !

Directement intégrée dans votre suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Open Bee™ Doc Office Manager vous permet d’archiver tout document dans votre solution de gestion documentaire Open Bee™ Portal.

Open Bee™ ERP Manager

Archivez facilement les documents

issus de vos logiciels métiers!
Directement intégrée à votre progiciel (ERP, Gestion commerciale, RH…), la solution Open Bee™ ERP Manager vous permet de simplifier le classement des documents produits par vos applications, vers votre solution de gestion documentaire Open Bee™ Portal.

Open Bee™ Sync

Synchronisez l’ensemble de vos documents !

Directement intégrée à votre système d’exploitation Microsoft Windows, la solution Open Bee™ Sync vous permet de synchroniser, sécuriser et archiver l’ensemble des documents et dossiers présents sur votre poste de travail avec votre espace personnel de votre solution de gestion documentaire Open Bee™ Portal.

Open Bee™ Portal

Centralisez votre information dans un espace documentaire sécurisé !

Simple d’utilisation et performante, la solution de GED (Gestion Electronique de Documents) Open Bee™ Portal vous permet d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous types de fichiers entre vos différents collaborateurs et partenaires.

Open Bee™ Mobile

Accédez en tout lieu et à tout moment à vos documents !

Disponible sur iOS, Android et Windows Phone, Open Bee™ Mobile permet de classer, consulter et partager l’ensemble de vos documents professionnels sur Open Bee™ Portal. Téléchargez l’application Open Bee™ Mobile dès maintenant : App Store – Google Play – Windows Store

Espace interactif de sauvegarde

Disposer d’un espace de stockage gratuit et securisé de 25 Go avec beaucoup plus d’option opter pour un serveur VPS (serveurs privers virtuels)

Performance, sécurité et disponibilité pour tous vos usages optener plus d’espace de stocage pour votre addresse mail en plus d’une application multifonction.